Definición
Libros de comercio:
Para todos los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos (Artículo 49 Código de Comercio).
El tema de los libros y papeles del comerciante está regulado por el Código de Comercio en los artículos 48 a 74, Decreto 2649/93 artículos 56, 123 a 131 y en el Estatuto Tributario artículos 654 y 655.
Libros que se registran en la Cámara de Comercio:
Por disposición del artículo 175 del Decreto Ley 019 de 2012 se inscriben ante la Cámara de Comercio, los siguientes libros
- Libro de Actas de asamblea y junta de socios.
- Libro de registro de accionistas para sociedades por acciones.
- Libro de registro de socios para sociedades de responsabilidad limitada y asimiladas
Para las entidades sin ánimo de lucro:
- Libros de Registro de Asociados
- Libros de Actas del máximo órgano social.
Inscripción de Libros Físicos
Requisitos para la inscripción del libro por primera vez:
- Solicitud de registro de libros, formato que suministra de manera gratuita la Cámara de Comercio de Girardot. En este documento se deberá indicar los siguientes datos:
- Nombre del propietario
- Destino del libro
- Número de hojas útiles a registrar (folio inicial y folio fina).
El documento deberá estar suscrito por el representante legal o su apoderado con presentación personal ante el funcionario autorizado de la Cámara de Comercio o reconocimiento de contenido y firma ante notario o juez.
- Presentación del libro con hojas en blanco, debidamente numerado en forma consecutiva y rotulado con el nombre del propietario y el destino de libro.
Requisitos para la inscripción del libro por segunda o más veces:
- Solicitud de registro de libros o formato que suministra de manera gratuita la Cámara de Comercio de Girardot. En este documento se deberá indicar los siguientes datos:
- Nombre del propietario
- Destino del libro
- Número de hojas útiles a registrar (folio inicial y folio fina).
- Certificación del revisor fiscal (cuando exista el cargo) o Contador Público indicando el motivo por el cual se genera la sustitución del libro.
El documento deberá estar suscrito por el representante legal o su apoderado con presentación personal ante el funcionario autorizado de la Cámara de Comercio o reconocimiento de contenido y firma ante notario o juez.
Se debe tener en cuenta que de acuerdo al artículo 126 del Decreto 2649 de 1993, para que los libros puedan servir de prueba libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las Autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal.
En el caso de los libros de los establecimientos, estos se deben registrar ante la Autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento.
Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador público. Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción, se debe presentar copia auténtica del denuncio correspondiente.
Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada uno de ellas.
Venta de hojas
La Cámara de Comercio de Girardot ofrece el servicio de venta de hojas pre-impresas tamaño carta, en forma continua o en hoja suelta. Para acceder a este servicio, debe indicarlo en la solicitud de registro.
Libros de Comercio de Medios Electrónicos
Definición
Libros de comercio en medios electrónicos: documentos en forma de mensajes de datos, de conformidad con la definición de la Ley 527 de 1999, mediante los cuales los comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles, en los términos del Decreto 805 de 2013 y la Circular Externa No. 001 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio. Archivo Electrónico: cualquier documento en forma de mensaje de datos, generado, enviado, recibido, almacenado o comunicado en medios electrónicos, ópticos o similares, garantizando las condiciones y requisitos para su conservación de conformidad con el artículo 12 de la Ley 527 de 1999.
Registro de libros electrónicos: Los artículos 173 y 175 del Decreto 019 de 2012, modificaron el artículo 56 y el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, con la nueva disposición se autorizó a los comerciantes para llevar los libros de comercio en medios electrónicos.
Conformación de los libros registrados en medios electrónicos (Circular Externa 01 del 17 de Enero de 2014 SIC):
Efectuada la inscripción del libro electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio, archivos electrónicos, destinados a ese libro.
Cuando se trate de actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, adicional a su asiento en el respectivo libro electrónico, el usuario deberá realizar el trámite de registro individual de las mismas ante la correspondiente Cámara de Comercio.
Servicio para la inscripción de Libros electrónicos y el asentamiento de archivos de Libros Electrónicos
A través del sitio web: https://sii.confecamaras.co/vista/plantilla/index.php?cod_camara=14 usted podrá diligenciar la solicitud y pago del trámite del registro de libros electrónicos y asentamiento en los mismos.
Para utilizar este servicio se debe contar con un certificado de firma digital del representante legal, expedido por una entidad de certificación digital abierta debidamente autorizada o acreditada en Colombia.
También se requerirá el certificado de firma digital del revisor fiscal o contador público, en las mismas condiciones, en los casos en los cuales el libro físico que antecede el libro electrónico, posea hojas que no hubieren sido empleadas, con el fin de certificar su anulación de acuerdo con lo previsto en el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993.
En este link podrá consultar las entidades debidamente autorizada o acreditada en Colombia: http://www.onac.org.co/modulos/contenido/default.asp?idmodulo=455
Costos de la inscripción
Para proceder a realizar la inscripción de libros se deberá cancelar los derechos que la inscripción origina (Artículo 45 del C.Co).