¿Qué es una Reforma Estatutaria?
Se debe entender por reforma estatutaria todas aquellas modificaciones que se realicen al contrato social. Se puede presentar reforma parcial o total de estatutos. Es necesario diferenciar entre las reformas estatutarias o las simples actuaciones que permite el adecuado desarrollo del objeto social, como lo es los cambios en la representación legal o la apertura de establecimientos de comercio.
¿Qué Reformas se deben Registrar?
- Cambio de la razón social.
- Reforma de la vigencia.
- Reforma del objeto.
- Reforma del sistema de representación legal.
- Reforma a las facultades del representante legal.
- Transformación.
- Conversión de empresas unipersonales.
- Cambio en el domicilio.
- Fusión.
- Escisión.
- Disolución.
- Entre otras.
¿Dónde se deben Registrar?
La solicitud de registro del documento de reforma debe formularse en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde la sociedad tiene el domicilio social.
Adicionalmente, todos los documentos en donde consten las reformas del contrato social se registrarán también en las Cámaras de Comercio correspondientes a los lugares en donde la sociedad establezca sucursales (Artículo 160 del Código de Comercio).
Verificaciones Previas a la Adopción de las Reformas
Antes de adoptar cualquier reforma estatutaria por favor validar:
- Órgano social competente.
- Documento idóneo para realizar la reforma estatutaria.
- Quórum y mayorías especiales para aprobación de reformas.
- Identificar el Artículo que se requiere reformar.
- Si la sociedad requiere autorización especial por parte de alguna autoridad para aprobar reformas estatutarias según lo dispuesto en la Ley 222 de 1995 y Ley 1116 de 2006.
¿Cómo se realizan las reformas Estatutarias?
La decisión de reforma de estatutos deberá ser aprobada por el órgano social competente (Junta de socios, Asamblea de Accionistas) según sea el caso, decisión de la cual se deberá dejar constancia por medio de acta con el lleno de requisitos formales que la ley establece (Artículo 189 Código de Comercio).
Las sociedades constituidas en virtud de lo establecido por el artículo 110 del Código de Comercio deberán reformar sus estatutos por medio de escritura pública.
Aquellas sociedades que se benefician de lo estipulado en la ley 1014 de 2006 y su Decreto Reglamentario 446 del 2003 Artículo 2, podrán realizar las reformas por acta o documento privado en el que además de la reforma, el representante legal debe dejar constar que la sociedad todavía conserva uno de los dos requisitos exigidos por el artículo 22 de la norma en mención (menos de diez trabajadores o activos netos, excluida la vivienda, inferiores a 500 SMMLV), siempre y cuando en sus estatutos no hubieren establecido la formalidad de la escritura pública para reformas estatutarias y no se esté realizando reforma que implique transferencia de bienes mediante escritura.
Para el caso de las Sociedades por Acciones Simplificadas (S.A.S), las reformas se harán constar por medio de acta o documento privado, a menos que la reforma implique la transferencia de bienes mediante escritura pública, caso en el cual se regirá por dicha formalidad.
¿Qué se Requiere para si Inscripción?
Presentar para registro copia de la escritura pública en donde conste la protocolización del acta de Junta de socios, Asamblea de Accionistas según sea el caso.
Si no se requiere protocolizar a escritura la reforma estatutaria, se deberá remitir copia del acta, con el lleno de requisitos formales que la ley establece (Artículo 189 Código de Comercio). Se debe tener en cuenta que el acta original deberá reposar en el libro de actas de la sociedad.
Por disposición del inciso segundo del artículo 42 de la ley 1429 de 2010, las actas de órganos sociales y de administración de las sociedades, así como sus extractos y copias autorizadas por el secretario o por el representante de la respectiva persona jurídica, se presumen auténticas, por lo cual no se requiere presentación personal de las mismas.
Si la reforma se realiza por documento privado para el caso de las empresas unipersonales o las sociedades por acciones simplificadas (SAS) de único accionista, se deberá realizar presentación personal ante funcionario autorizado de la Cámara de Comercio de Girardot o reconocimiento de contenido y firma ante notario.
Requisitos que deben tenerse en cuenta en algunas reformas:
a) Cesión de cuotas
- Los socios tendrán derecho a ceder sus cuotas, lo cual siempre implicará una reforma al contrato social. Para lo anterior, la escritura pública en donde conste dicha cesión, deberá estar otorgada por cedente, cesionario y representante legal.
- Si dicha reforma estatutaria se realiza en virtud a lo dispuesto en el Artículo 2 del Decreto Reglamentario 446 del 2003, cedente y cesionario deberán realizar presentación personal del documento privado o acta (ver instructivo actas) ante funcionario autorizado de la Cámara de Comercio o reconocimiento de contenido y firma ante notario (Artículo 17 Decreto 0019 de 2012).
- Se deberá dejar constancia en el documento donde se realiza la cesión que se dio cabal cumplimiento del proceso de oferta y derecho de preferencia previsto en los artículos 363, 364, 365 y 367 del Código de Comercio.
- Así mismo, se debe indicar en el documento a que título se realiza la cesión, el valor de la misma y el número de cuotas a ceder.
- Si la cesión de cuotas se realiza entre personas naturales, se deberá acreditar el pago del impuesto de retención en la fuente.
- Si las cuotas que se ceden se encuentran afectadas por la inscripción de un embargo, no procede la inscripción de la cesión de cuotas, hasta tanto no se inscriba en el registro mercantil la correspondiente providencia que ordenó el desembargo.
- La cesión de cuotas sólo produce efectos respecto de terceros y de la sociedad, a partir de la fecha en que sea inscrita en el registro mercantil. (Artículo. 366 Código de Comercio).
b) Cambio de Razón o Denominación Social
- Se podrá realizar cambios a la razón social, verificando previamente que dicha razón social no figure registrada en el Registro Único Empresarial y Social (Homonimia). La consulta la puede realizar en las terminales de autoconsulta dispuestas en los Centros de Atención Empresarial – CAE de la Cámara de Comercio o a través de la dirección de internet del Registro único Empresarial y Social RUES www.rues.org.co. Recuerde tener en cuenta las recomendaciones de búsqueda.
c) Reforma en el Capital
- Aumento de Capital
- Para las sociedades de personas (Colectiva, Limitada o en Comandita Simple), el aumento de capital social siempre constituirá una reforma estatutaria.
- Cuando dicho aumento de capital corresponda al ingreso de un nuevo socio, se deberá manifestar en el documento en el cual ser realiza la reforma estatutaria nombre completo, documento de identificación y domicilio del nuevo socio.
- Para las sociedades por acciones (Anónima, Comandita por acciones y SAS), solo implica una reforma estatutaria el aumento del capital autorizado.
- Se debe indicar con precisión cuál es el monto total del capital, el número de cuotas o acciones y su valor nominal, indicando al final como queda la conformación del capital después de la aprobación de la forma estatutaria.
- Si se trata de un aumento de capital con aporte de inmuebles, el pago del valor correspondiente al impuesto de registro debe efectuarse en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.
- Todo aumento de capital que se haga con reavalúo de activos será ineficaz. (Artículo 122 del Código de comercio. Diminución del capital.
- Toda disminución del capital social será constituirá una reforma al contrato social y deberá adoptarse de acuerdo a lo dispuesto en el Código de Comercio (Artículo 147 del Código de Comercio).
d) Modificación del Término de Duración
Para evitar la liquidación de la sociedad por vencimiento del término de duración, se podrá realizar reforma estatutaria ampliando el término de duración de la sociedad.
El acta en la cual consta la decisión de prorrogar el término de duración de la sociedad, debe corresponder a una reunión de fecha anterior a la fecha del vencimiento de termino de duración de la sociedad, independientemente de que el otorgamiento de la escritura se realice con posterioridad a dicho vencimiento.
También procede la modificación del término de duración de la sociedad, posterior a la aprobación de reactivación de la sociedad en virtud de lo dispuesto en el artículo 29 de la ley 1429 de 2010.
e) Fusión
El artículo 172 del Código de comercio establece que:
- Habrá fusión cuando una o más sociedades se disuelvan, sin liquidarse, para ser absorbidas por otra o para crear una nueva.
- La absorbente o la nueva compañía adquirirá los derechos y obligaciones de la sociedad o sociedades disueltas al formalizar dicho acuerdo de fusión.
El documento por el cual se apruebe el acuerdo de fusión por parte del máximo órgano social, deberá contener los siguientes requisitos del Artículo 173 Código de Comercio:
En la fusión se traspasan todos los activos, pasivos derechos y obligaciones
- Los motivos de la proyectada fusión y las condiciones en que se realizará.
- Los datos y cifras, tomados de los libros de contabilidad de las sociedades interesadas, que hubieren servido de base para establecer las condiciones en que se realizará la fusión.
- La discriminación y valoración de los activos y pasivos de las sociedades que serán absorbidas, y de la absorbente.
- Un anexo explicativo de los métodos de evaluación utilizados y del intercambio de partes de interés, cuotas o acciones que implicará la operación.
- Copias certificadas de los balances generales de las sociedades participantes.
Cuáles son los efectos
- La sociedad absorbida se disuelve sin liquidarse.
- La sociedad absorbente adquiere el total del patrimonio, activos y pasivos de la sociedad absorbida. Si dentro de la transferencia se incluyen los establecimientos de comercio de la sociedad absorbida, se deberá dejar constancia de dicha situación en el documento donde se apruebe el proyecto de fusión.
- Si como consecuencia de la fusión se genera la creación de una nueva sociedad, se deberá adjuntar a la solicitud de fusión, la inscripción y matricula mercantil respectiva.
- Por la fusión se cancela la matrícula de la sociedad absorbida.
f) Escisión
- Una sociedad sin disolverse, transfiere en bloque una o varias partes de su patrimonio a una o más sociedades existentes o las destina a la creación de una o varias sociedades.
- Una sociedad se disuelve sin liquidarse, dividiendo su patrimonio en dos o más partes, que se transfieren a varias sociedades existentes o se destinan a la creación de nuevas sociedades.
La sociedad o sociedades destinatarias de las transferencias resultantes de la escisión, se denominarán sociedades beneficiarias.
Los socios de la sociedad escindida participarán en el capital de las sociedades beneficiarias en la misma proporción que tengan en aquélla, salvo que por unanimidad de las acciones, cuotas sociales o partes de interés representadas en la asamblea o junta de socios de la escindente, se apruebe una participación diferente.
El documento por el cual se apruebe el proyecto de escisión por parte del máximo órgano social (Junta de Socios o Asamblea de Accionistas) según sea el caso de sociedades ya existentes, deberá contener los siguientes requisitos del Artículo 4 de la Ley 222 de 1995:
- Los motivos de la escisión y las condiciones en que se realizará.
- El nombre de las sociedades que participen en la escisión.
- En el caso de creación de nuevas sociedades, los estatutos de la misma.
- La discriminación y valoración de los activos y pasivos que se integrarán al patrimonio de la sociedad o sociedades beneficiarias.
- El reparto entre los socios de la sociedad escindente, de las cuotas, acciones o partes de interés que les corresponderán en las sociedades beneficiarias, con explicación de los métodos de evaluación utilizados.
- La opción que se ofrecerá a los tenedores de bonos.
- Estados financieros de las sociedades que participen en el proceso de escisión debidamente certificados y acompañados de un dictamen emitido por el revisor fiscal y en su defecto por contador público independiente.
- La fecha a partir de la cual las operaciones de las sociedades que se disuelven habrán de considerarse realizadas para efectos contables, por cuenta de la sociedad o sociedades absorbentes. Dicha estipulación sólo produce efectos entre las sociedades participantes.
g) Transformación
Con el fin de adecuar la sociedad a las necesidades del mercado, de los socios o accionistas, se contempla la posibilidad de cambiar el tipo societario adoptado al momento de la constitución. Por lo anterior, una sociedad podrá antes de su disolución, adoptar cualquiera otra forma de sociedad comercial regulada en el Código de Comercio, mediante una reforma al contrato social. Artículo 167 del Código de Comercio).
El documento por el cual se apruebe la transformación de la sociedad por parte del máximo órgano social, deberá cumplirse de manera estricta las mayorías decisorias establecidas en los estatutos o en la ley para la adopción de este tipo de reformas, como para el caso de la transformación a Sociedad por Acciones Simplificada, en la cual se requiere el voto unánime de todos los socios o accionistas
En el mismo documento se deberá aprobar y adjuntar los estatutos de transformación, los cuales deberán ajustarse a los requisitos exigidos por la ley para el tipo societario seleccionado y balance de transformación según lo dispuesto en el artículo 170 del Código de Comercio.
h) Cambio del Domicilio
Si la sociedad se traslada de domicilio hacia otro municipio por fuera de la jurisdicción de la Cámara de Comercio de Girardot, deberá inscribir la respectiva reforma estatutaria, indicando de manera adicional los nuevos datos de dirección y contacto del nuevo domicilio. Se procederá con la cancelación de la matricula mercantil y el traslado de los documentos que reposan en la carpeta de la sociedad a la nueva cámara de comercio.
COSTOS DE LA INSCRIPCIÓN DE LA REFORMA
Para proceder a realizar la inscripción de las reformas estatutarias, se deberá cancelar los derechos que la inscripción origina (Artículo 45 del C. Co).